Czym jest brief i co powinno się w nim znajdować?

Każda firma posiada swój własny system współpracy z klientami, jednak im lepiej klienci określą swoje wymagania i potrzeby, tym lepiej dla obu stron. Brief to krótki dokument, który pozwala przedstawić najważniejsze informacje dotyczące przedmiotu zlecenia, co ma duże znaczenie w trakcie jego realizacji. 

Brief, czyli streszczenie oczekiwań klienta

Brief (ang. brief — streszczenie, krótki, zwięzły) to dokument, w którym klient zawiera jasno sformułowane informacje na temat tego, na czym ma polegać zlecenie. To w nim przekazuje najważniejsze informacje dotyczące swoich potrzeb i  oczekiwań wobec projektu, na którego podstawie zleceniobiorca będzie mógł dokonać wstępnej wyceny i  przystąpić do realizacji zlecenia. Takie streszczenie zlecenia może mieć postać dokumentu papierowego lub cyfrowego i zostać dołączony do wiadomości mailowej lub formę prezentacji, która zostanie przedstawiona na wspólnym spotkaniu. Bez względu na formę brief znacznie ułatwia komunikację pomiędzy klientem a firmą. To na tym etapie obie strony uzgadniają wstępne ustalenia dotyczące współpracy, a zleceniobiorca może przedstawić swoje sugestie tak, aby jak najlepiej trafić w oczekiwania i potrzeby klienta. Streszczenie pozwala także dowiedzieć się, czy oczekiwania klienta są możliwe do realizacji, a jeśli tak to za pomocą, jakich środków, a także pozwala ustalić kierunek realizacji całego projektu. Jeśli brief jest napisany poprawnie, wykonawca może o wiele szybciej przystąpić do realizacji zlecenia, a jego efekt będzie o wiele bardziej odpowiadał wizji klienta. Jest to zatem  swojego rodzaju ścieżka, która pozwala od samego początku współpracy spojrzeć na projekt zarówno z szerszej, jak i węższej perspektywy. 

Czy szukasz wykonawcy projektów IT ?

Sprawdź case studies

Jak napisać dobry brief?

Brief stał się standardem w każdej nawet najmniejszej czy jednoosobowej firmie dzięki korzyściom, które daje. Jako streszczenie przede wszystkim powinien być napisany zwięźle i klarownie bez zbędnych ozdobników i form grzecznościowych. Istotne jest, aby zawierał „suche” fakty, które krótko, ale precyzyjnie przekazują najważniejsze informacje. 

Bez względu na rodzaj branży klienta i firmy wykonującej zlecenie dobrze skonstruowany brief powinien zawierać: 

• dane firmy;
• opis marki – przedstawienie jej historii oraz wartości, jakimi się kieruje wobec klientów i konkurencji; 
• przedstawienie produktów/usług i ich unikanych cech, które wyróżniają je na tle konkurencji;
• określenie grupy docelowej – grupa docelowa może być zróżnicowana ze względu na wiek, wykształcenie, miejsce zamieszkania, status społeczny lub majątkowy;
• informacje o dotychczasowej strategii – np. działania marketingowe prowadzone w serwisach społecznościach czy płatne reklamy w Google Ads;
• cel zlecenia – określenie przez klienta dokładnych celów, jakie chce osiągnąć np. wzrost sprzedaży, budowanie długotrwałych relacji z klientami, zwiększenie świadomości marki itp.;
• dane o konkurencji na rynku – opis najważniejszych firm, z którymi klient chce konkurować oraz wszelkie informacje, które pomogą w realizacji przedmiotu zlecenia na podstawie wymagań rynku i danej branży;
• określony budżet – określenie budżetu pozwoli zleceniobiorcy dobrać optymalne rozwiązania;
• czas realizacji — określanie czasu realizacji projektu jest bardzo istotne, ponieważ firma wykonujących zlecenie już w początkowym etapie będzie mogła rozplanować działania.
   

Dobrze napisany brief przede wszystkim powinien być starannie przemyślany zarówno przez firmę, która daje klientowi wskazówki, jakich informacji potrzebuje, jak i przez klienta. Nie może to być zlepek przypadkowych informacji przypisanych z Internetu od konkurencyjnych firm klienta, ponieważ każde zlecenie powinno być traktowane indywidualnie. Zleceniobiorca lepiej wyjdzie naprzeciw oczekiwania klienta, jeśli otrzyma spersonalizowane informacje na temat jego firmy i celów, jakie ten chce osiągnąć. Dzięki temu od początku będzie mogła identyfikować się z marką i łatwiej wczuje się w rolę jej odbiorów. Brief powinien być napisany na jednej lub maksymalnie kilku stronach A4,a im bardziej będzie szczegółowy, tym lepiej dla obu stron. Warto także zachęcić klienta, aby pogrubił najważniejsze informacje, a w miarę możliwości umieścił w streszczeniu dodatkowe tabele i wykresy.

Źle napisany brief, czyli napisany zbyt ogólnikowo zakłada duża dowolność, przez co firma wykonująca zlecenie może błądzić po omacku i albo przypadkiem trafić w oczekiwania klienta, albo nie. Z kolei dobrze napisany brief pozwala zaoszczędzić wiele czasu obu stronom – agencji pozwoli szybciej rozpocząć pracę, a klientowi znaleźć firmę, która będzie w stanie wyjść naprzeciw jego potrzebom.