Service blueprint - czym jest i jakie są jego zalety?

Czym jest Service Blueprint?

Service Blueprint to narzędzie, które pozwala przedstawić kompleksowy proces świadczenia usług na poziomie szczegółów. Jest to szczególnie ważne dla instytucji finansowych i usługowych, które oferują wiele produktów i usług. Blueprint pozwala na zdefiniowanie każdego kroku procesu, a także na określenie ról i interakcji między pracownikami i klientami. Takie podejście pozwala na wychwycenie niedoskonałości w procesie, a także na wprowadzenie usprawnień.

Jakie są zalety korzystania z Service Blueprint?

Korzystanie z Service Blueprint przynosi wiele korzyści i zalet w projektowaniu usług. Oto niektóre z głównych zalet tego narzędzia:

• Wizualizacja kompletnego doświadczenia klienta: pozwala na holistyczne spojrzenie na całe doświadczenie klienta w kontekście usługi. Dzięki temu można lepiej zrozumieć i zidentyfikować różne etapy, interakcje i punkty styku klienta z usługą.
• Identyfikacja obszarów usprawnień: ułatwia identyfikację słabych punktów i obszarów, które wymagają usprawnień. Można wskazać miejsca, w których procesy są nieefektywne lub brakuje spójności w obsłudze klienta, co umożliwia skoncentrowanie się na doskonaleniu tych obszarów.
• Ułatwienie współpracy w zespole: służy jako narzędzie komunikacyjne dla członków zespołu projektowego. Dzięki wizualizacji usługi i zrozumieniu roli każdego elementu w całym procesie, członkowie zespołu mogą lepiej współpracować i skoordynować swoje działania.
• Usprawnienie procesów i zarządzanie zmianami: pomaga w identyfikacji niezbędnych zmian i udoskonaleniach w procesach obsługi klienta. Można zdefiniować nowe metody działania, usprawnić komunikację i dostosować procesy do zmieniających się potrzeb klientów, co przekłada się na lepszą jakość usług.
• Skupienie na perspektywie klienta: pomaga spojrzeć na usługę z perspektywy klienta, co jest kluczowe dla zrozumienia i dostosowania się do ich potrzeb. To pozwala na tworzenie usług, które są bardziej zgodne z oczekiwaniami klientów i lepiej spełniają ich wymagania.
• Optymalizacja efektywności i jakości: umożliwia identyfikację źródeł strat efektywności i jakości w procesach usługowych. Dzięki temu można wprowadzić odpowiednie zmiany, które przyczynią się do zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy jakości obsługi klienta.

Wykorzystanie Service Blueprint pozwala na lepsze zrozumienie, projektowanie i doskonalenie usług. Dzięki wizualizacji i analizie poszczególnych etapów procesu obsługi klienta, można zoptymalizować usługi, poprawić doświadczenie klienta

Jakie elementy składają się na Service Blueprint?

Service Blueprint to narzędzie projektowe, które pomaga w kompleksowym zrozumieniu procesu usługowego. Składa się z kilku kluczowych elementów, które wspólnie tworzą pełny obraz i strukturę procesu. Oto kilka głównych elementów, które składają się na Service Blueprint:

• Linia czasu (Timeline): Linia czasu stanowi podstawową strukturę Service Blueprint. Przedstawia chronologiczny przebieg procesu usługowego, od momentu rozpoczęcia do zakończenia. Na osi czasu można zidentyfikować poszczególne etapy i interakcje między klientem a dostawcą usługi.
• Interakcje klienta (Customer Actions): Ten element odnosi się do akcji, które podejmuje klient w trakcie procesu usługowego. Obejmuje to zarówno widoczne czynności, takie jak wypełnienie formularza czy płatność, jak i ukryte, takie jak oczekiwania i preferencje klienta.
• Interakcje pracowników (Frontstage Actions): Interakcje pracowników odnoszą się do działań podejmowanych przez personel obsługujący klienta w trakcie procesu usługowego. Mogą to być zarówno interakcje bezpośrednie, jak rozmowy czy obsługa klienta, jak i działania wewnętrzne, które wpływają na przebieg usługi.
• Dowody (Evidence): Dowody odnoszą się do wszelkich materiałów, informacji czy elementów wizualnych, które klient obserwuje i odbiera podczas procesu usługowego. Mogą to być na przykład strony internetowe, broszury, ulotki, faktury, wydruki czy wnętrze punktu sprzedaży. Dowody wpływają na odczucia klienta i kształtują jego postrzeganie usługi.
• Kulisy (Backstage Actions): Kulisy odnoszą się do działań i procesów, które odbywają się za kulisami, poza bezpośrednim kontaktem z klientem. Mogą to być przygotowanie materiałów, analiza danych, zaplanowanie zasobów, szkolenia pracowników czy koordynacja procesów. Kulisy wpływają na efektywność i jakość świadczenia usług.
• Podstawowe zasoby (Support Processes): Podstawowe zasoby to elementy niezbędne do świadczenia usługi. Mogą to być systemy komputerowe, narzędzia, technologie, dane, infrastruktura czy kadra pracownicza. Zapewnienie odpowiednich zasobów ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania procesu usługowego.

Wszystkie te elementy łączą się ze sobą, tworząc pełny obraz procesu usługowego w Service Blueprint. Dzięki temu narzędziu projektowemu można dokładnie zrozumieć i zoptymalizować proces, identyfikować obszary do usprawnienia i dostosować działania, aby zapewnić doskonałe doświadczenie klienta.

Kroki w tworzeniu Service Blueprint

• Identyfikacja potrzeb klienta: Pierwszym krokiem jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań klientów. Analiza badań rynkowych, opinii klientów, analiza konkurencji i innych danych pomaga zidentyfikować kluczowe obszary, na które należy skoncentrować się podczas tworzenia blueprintu.
• Mapowanie procesu usługowego: Kolejnym krokiem jest dokładne zmapowanie procesu usługowego. W tym etapie należy przejść przez cały proces krok po kroku, uwzględniając wszystkie interakcje klienta i pracowników oraz zaangażowane zasoby. Linia czasu jest tutaj przydatnym narzędziem, które pozwala na wizualizację kolejności i zależności poszczególnych etapów.
• Identyfikacja punktów kontaktowych: W ramach tworzenia Service Blueprint ważne jest zidentyfikowanie punktów kontaktowych, w których klient nawiązuje bezpośrednią interakcję z usługodawcą. Te punkty kontaktowe są kluczowe dla satysfakcji klienta i stanowią podstawę dalszych analiz.
• Analiza dowodów i kulisy: Kolejnym krokiem jest analiza dowodów i kulisy. Skupienie się na dowodach pozwala na ocenę ich wpływu na doświadczenie klienta i identyfikację możliwości ich poprawy. Kulisy, czyli działania wewnętrzne, są również analizowane, aby zidentyfikować obszary, w których można zwiększyć efektywność i jakość usług.
• Identyfikacja obszarów do optymalizacji: Po zrozumieniu całego procesu usługowego, identyfikacji punktów kontaktowych, dowodów i kulisy, można zidentyfikować obszary do optymalizacji. Wskazane jest skoncentrowanie się na tych obszarach, które mają największy wpływ na doświadczenie klienta lub mogą przyczynić się do poprawy efektywności procesów.
• Działania doskonalące i optymalizacja: Na podstawie identyfikowanych obszarów do optymalizacji, podejmuje się konkretne działania doskonalące. Może to obejmować zmiany w procesach, dostosowanie procedur, wprowadzenie nowych technologii czy szkolenie personelu. Ważne jest monitorowanie wyników i dostosowywanie działań w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Kroki te stanowią ogólny szkic procesu tworzenia Service Blueprint. Ważne jest dostosowanie go do indywidualnych potrzeb i charakterystyki organizacji. Przez systematyczne tworzenie i aktualizację Service Blueprint można skutecznie doskonalić procesy usługowe, zwiększać satysfakcję klientów i osiągać lepsze wyniki biznesowe.

Jakie narzędzia warto wykorzystać do tworzenia Service Blueprint?

Do jego tworzenia warto wykorzystać szereg narzędzi, w tym diagramy przepływu procesów biznesowych, mapy doświadczeń użytkownika, persona – fikcyjne postaci reprezentujące różne grupy klientów, a także narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki nim tworzenie Service Blueprint staje się bardziej efektywne i precyzyjne, a także pozwala na łatwiejszą weryfikację i ulepszanie procesów biznesowych.

Jak zoptymalizować efektywność procesów biznesowych przy użyciu Service Blueprint?

Service blueprint może pomóc w zoptymalizowaniu efektywności procesów biznesowych. Dzięki opisaniu procesów w sposób szczegółowy i wizualny, możemy lepiej zrozumieć, jakie czynniki wpływają na ich przebieg oraz jakie elementy mogą być udoskonalone. Dzięki temu, że umożliwia nam wyizolowanie nieefektywnych elementów procesów, łatwiej jest nam też dokonać w nich zmian, co pozwala na poprawę jakości usług.