ERP
Wdrożenie systemu ERP rzadko zaczyna się od pustej kartki — częściej dokładamy moduły albo warstwę integracyjną spinającą magazyn, sprzedaż, finanse i produkcję z tym, co już w firmie działa (SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP). Wdrożenie traktujemy jako porządkowanie procesów, które system ma utrwalić, a nie jako projekt czysto informatyczny.
Firmy które nam zaufały
Podstawy
Czym jest ERP i dlaczego wdrożenia tak często się przeciągają
System ERP spina procesy firmy w jednym miejscu: magazyn, produkcję, zakupy, sprzedaż i finanse. Jego wartość nie leży w żadnym pojedynczym module, tylko w tym, że dane wpisane raz są widoczne wszędzie tam, gdzie są potrzebne — stan magazynu, który widzi handlowiec, jest tym samym stanem, który widzi księgowość. Wdrożenia ERP mają zasłużoną reputację długich i trudnych, ale przyczyna rzadko leży w technologii. Leży w tym, że system wymusza spisanie procesów, które dziś nie są nigdzie opisane — działają, bo konkretne osoby wiedzą, jak je poprowadzić. Ten etap odkrywa rozbieżności, których wcześniej nikt nie widział, i to on trwa, nie konfiguracja.
Uczciwie: nie każda firma potrzebuje ERP. Przy jednym magazynie, prostym asortymencie i księgowości na zewnątrz dobry system magazynowy plus dobre biuro rachunkowe robią to samo za ułamek ceny. ERP zaczyna się bronić wtedy, gdy liczba miejsc, w których te same dane wpisuje się ręcznie, przestaje być policzalna z pamięci..
Zobacz wybrane projekty dla naszych klientów
„Zrobione na czas, nawet lepiej, niż się spodziewaliśmy. Wersja beta, która powstała, pozwoliła nam pozyskać kolejne finansowanie na dalszy rozwój.”
Przemysław Tomczyk — Firm owner & Assistant Professor, Kozminski University
Opinia z Clutch (tłum. z angielskiego)
Przebieg
Jak prowadzimy wdrożenie, żeby nie stanęło na etapie analizy
Zaczynamy od jednego obszaru, nie od całej firmy. Wybieramy ten, w którym ból jest największy i mierzalny — najczęściej magazyn albo zamówienia — i doprowadzamy go do działania. Dopiero potem dokładamy kolejne. Wdrożenia „wszystko naraz" to właśnie te, które trwają latami. Każdy obszar przechodzi tę samą drogę: mapowanie procesu z osobami, które go wykonują, konfiguracja, migracja danych, praca równoległa ze starym systemem przez ustalony czas, przełączenie. Praca równoległa jest kosztowna i nie da się jej pominąć — to jedyny moment, w którym wychodzą różnice między tym, co system liczy, a tym, co firma wie.
Po Twojej stronie są osoby znające procesy, decyzje o tym, który sposób pracy zostaje, gdy działy robią to samo inaczej, oraz dane do migracji. Po naszej stronie analiza, konfiguracja lub budowa, integracje i szkolenia.
Na czas wpływa liczba obszarów i to, ile procesów wymaga rozstrzygnięcia między działami. To drugie jest zwykle wąskim gardłem i nie da się go przyspieszyć technicznie.
Decyzje
Decyzje, które kosztują najwięcej, gdy zapadną za późno
Gotowy system czy budowany pod siebie. Gotowy ERP wymusi dopasowanie procesów do narzędzia — i to zwykle dobrze, bo te procesy są przemyślane. Modyfikowanie gotowego ERP jest najdroższą ze wszystkich dróg: płacicie za rozwiązanie i za jego przerabianie, a każda aktualizacja zderza się z Waszymi zmianami. Własny system ma sens tam, gdzie proces jest przewagą konkurencyjną, a nie tylko przyzwyczajeniem.
Który obszar pierwszy. Nie najważniejszy, tylko taki, którego efekt widać szybko i który dotyczy ludzi gotowych na zmianę. Pierwsze wdrożenie buduje zaufanie do całej reszty albo je niszczy.
Co robimy z historią. Migracja pełnej historii jest droga i zwykle niepotrzebna. Częściej wystarczy stan otwarty plus archiwum do odczytu. To decyzja o kosztach, nie o technologii.
Czego nie robić. Nie wdrażaj wszystkiego naraz. Nie pomijaj pracy równoległej ze starym systemem. I nie odwzorowuj procesu, o którym sami mówicie, że jest zły — to jedyny moment, żeby go uprościć.
Zakres
Moduły i integracje zamiast rewolucji
Zakres ustalamy po tym, jak firma pracuje dzisiaj: gdzie powstaje dokument, kto go przepisuje, w którym miejscu pojawił się arkusz, którego nikt nie planował. Dopiero z tego wychodzi, co jest modułem do dobudowania, co integracją, a co procesem do zmiany bez pisania linijki kodu. Wdrożenie jest dla nas porządkowaniem procesów, które system ma utrwalić — nie projektem czysto informatycznym. System projektujemy z ludźmi z hali i magazynu, nie tylko z zarządem: ekrany pod skanery i tablety, minimum kliknięć w powtarzalnych operacjach, odporność na pracę w rękawicach i słabe Wi-Fi. To zwykle decyduje o tym, czy zespół zacznie z systemu korzystać, czy obejdzie go arkuszem.
Własność zostaje po Twojej stronie — kod, dane i kierunek rozwoju, bez uzależnienia od cennika zewnętrznego dostawcy.
Integracje
Dane wpisane raz, obecne wszędzie
Najczęstszy problem, z jakim przychodzą firmy, to nie brak ERP, lecz wyspy: magazyn w jednym systemie, faktury w drugim, zamówienia w arkuszu. Budujemy warstwę, w której dokument wprowadzony raz płynie przez wszystkie systemy — z walidacjami i logiem zdarzeń, żeby każdą rozbieżność dało się prześledzić do źródła. Na starcie ustalamy jedną rzecz, która potem oszczędza większości awarii: który system jest źródłem prawdy dla ceny, stanu i dokumentu.
Najczęściej łączymy się z systemami ERP i księgowymi (Comarch ERP XL i Optima, SAP, Microsoft Dynamics, enova365, Subiekt), magazynem i produkcją (WMS, terminale i skanery kodów, MES, EDI z kontrahentami), obiegiem dokumentów (KSeF, e-podpis, OCR faktur), płatnościami i bankowością oraz sprzedażą online. Tam, gdzie system ma API — synchronizujemy dane bezpośrednio. Tam, gdzie nie ma — zostają pliki wymiany albo baza pośrednia po naszej stronie.
Wdrożenie etapami
Wdrożenie ERP etapami, bez zatrzymywania firmy
Zamiast uruchamiać wszystkie zmiany jednego dnia, dzielimy wdrożenie na mniejsze etapy. Zaczynamy od procesu o największym wpływie na codzienną pracę, a następnie dokładamy kolejne moduły i integracje. Każdy etap obejmuje testy, przygotowanie danych i użytkowników. Tam, gdzie wymaga tego ryzyko projektu, przez ustalony czas nowy i dotychczasowy system mogą działać równolegle.
W podobny sposób wdrażaliśmy m.in. automatyzację umów i płatności dla Balticon — etapami i bez zakłócania bieżącej obsługi.
FAQ
Pytania, które słyszymy przed wdrożeniem ERP
- ERP (Enterprise Resource Planning) to system służący do zarządzania najważniejszymi procesami firmy, np. sprzedażą, magazynem, zakupami, produkcją czy finansami. Jego główną zaletą jest wspólny przepływ danych między działami i ograniczenie ręcznego przepisywania informacji.
- Koszt wdrożenia ERP zależy od zakresu projektu, liczby procesów i użytkowników, integracji z innymi systemami oraz zakresu migracji danych. Duży wpływ na cenę mają również funkcje wymagające indywidualnego developmentu. Dlatego wycenę najlepiej przygotować po analizie konkretnych procesów firmy.
- Nie ma jednego terminu dla każdego wdrożenia. Czas zależy m.in. od liczby wdrażanych obszarów, jakości danych, integracji oraz szybkości podejmowania decyzji po stronie organizacji. Dlatego preferujemy wdrożenia etapowe, w których kolejne części systemu są uruchamiane niezależnie.
- Nie. W wielu firmach bardziej opłacalne jest rozbudowanie istniejącego ERP albo zintegrowanie go z innymi systemami. Wymiana całego rozwiązania ma sens wtedy, gdy obecna technologia lub architektura realnie ogranicza dalszy rozwój firmy.
- Tak. ERP może wymieniać dane m.in. z systemami magazynowymi i produkcyjnymi, sklepami internetowymi, CRM, systemami finansowo-księgowymi, płatnościami czy rozwiązaniami BI. Zakres integracji zależy od możliwości technicznych używanych systemów i dostępnych API.
- Gotowy ERP jest zwykle dobrym rozwiązaniem, jeśli procesy firmy są standardowe i można dopasować je do istniejących modułów. System dedykowany warto rozważyć wtedy, gdy sposób działania firmy jest nietypowy, stanowi jej przewagę albo gotowe rozwiązania wymagają zbyt wielu obejść i modyfikacji.
Zbudujmy wspólnie produkty cyfrowe dla Twojej firmy
Artykuły o produkcie
Interesuje cię integracja systemów w firmie?
Moduły i warstwy integracyjne spinające magazyn, sprzedaż, finanse i produkcję — z systemami, które już w firmie działają.
Napisz do nas