Automatyzacja sprzedaży ofertowej dla operatora ponad 400 apartamentów

Nie każda rezerwacja apartamentu rozpoczyna się w internetowej wyszukiwarce. BlueApart obsługuje również zapytania kierowane bezpośrednio do działu handlowego - m.in. od stałych gości, klientów firmowych, grup czy osób zainteresowanych dłuższym pobytem. W takich przypadkach pracownik musi samodzielnie dopasować obiekty, przygotować wycenę, uwzględnić ewentualny rabat i przedstawić klientowi propozycję. Przy rozbudowanej bazie ponad 400 apartamentów ręczna obsługa takiego procesu oznaczała konieczność korzystania z kilku źródeł informacji jednocześnie

Nowe rozwiązanie miało:

• przyspieszyć przygotowanie spersonalizowanej oferty
• wykorzystywać aktualną bazę apartamentów, cen i dostępności,
• umożliwiać pracownikom przyznawanie rabatów w kontrolowany sposób,
• uporządkować proces akceptacji większych upustów,
• pozwolić śledzić, co dzieje się z ofertą po jej wysłaniu,
• skrócić drogę klienta od otrzymania propozycji do rezerwacji,
• zapewnić spójny sposób prezentowania oferty niezależnie od pracownika.

Istotnym założeniem było również wykorzystanie infrastruktury, którą wcześniej zbudowaliśmy dla BlueApart, Panel nie miał powielać danych ani tworzyć osobnego systemu dostępności. Miał stać się kolejnym elementem istniejącego ekosystemu.

Zaprojektowaliśmy panel ofertowy, który porządkuje cały proces przygotowania i obsługi indywidualnych ofert sprzedażowych - od wyszukania dostępnych apartamentów, przez ustalenie warunków pobytu, aż po wysłanie propozycji do klienta i monitorowanie jej statusu.

Panel został zbudowany w technologii Next.js i oparty na tym samym backendzie co platforma rezerwacyjna BlueApart. Dzięki temu korzysta z jednej bazy apartamentów, aktualnych cen oraz informacji o dostępności.

• Kreator ofert - wyszukiwanie apartamentów, konfiguracja warunków pobytu, dane klienta i podgląd gotowej propozycji w jednym procesie.
• Wyszukiwanie na podstawie aktualnej dostępności - panel wykorzystuje te same dane o apartamentach, terminach i cenach co system rezerwacyjny BlueApart.
• Wiele apartamentów w jednej ofercie - pracownik może przedstawić klientowi kilka dopasowanych propozycji do wyboru.
• Statusy ofert - śledzenie procesu od przygotowania i wysłania propozycji aż po jej otwarcie, rezerwację lub wygaśnięcie.
• Historia zmian - dostęp do informacji o kolejnych etapach obsługi konkretnej oferty.
• Dashboard sprzedażowy - podgląd liczby przygotowanych ofert, ich konwersji oraz wartości wygenerowanych rezerwacji.
• Filtrowanie ofert - wyszukiwanie według statusu, klienta oraz pracownika.
• Ponawianie i duplikowanie ofert - możliwość wykorzystania istniejącej propozycji przy kolejnych, podobnych zapytaniach.
• Zarządzanie użytkownikami i rolami - osobne uprawnienia dla pracowników działu handlowego oraz administratorów.

• Płynniejszy i szybszy proces przygotowania indywidualnych ofert dzięki obsłudze całego procesu w jednym panelu.
• Aktualne ceny i dostępność apartamentów dzięki wykorzystaniu tego samego backendu co platforma rezerwacyjna BlueApart.
• Możliwość śledzenia całego procesu sprzedaży — od przygotowania i wysłania oferty aż po jej otwarcie i rezerwację.
• Krótsza ścieżka klienta od otrzymania indywidualnej propozycji do finalizacji rezerwacji online.
• Spójny standard ofert niezależnie od pracownika przygotowującego propozycję.

Panel ofertowy rozszerza ekosystem BlueApart o narzędzie wspierające sprzedaż prowadzoną bezpośrednio przez dział handlowy. Zamiast budować niezależny system, wykorzystaliśmy backend działającej już platformy rezerwacyjnej. Oba rozwiązania korzystają dzięki temu z tych samych danych o apartamentach, cenach i dostępności.

Panel porządkuje proces od pierwszego zapytania klienta do rezerwacji: pomaga dopasować dostępne obiekty, przygotować warunki cenowe, kontrolować rabaty, wysłać spersonalizowaną ofertę i śledzić jej dalszy status.