Matter Management System porządkuje w kancelarii wszystko, co dotyczy sprawy: dokumenty, terminy, czas pracy, rozliczenia i kontakt z klientem. Zamiast listy funkcji pokazujemy problemy, które kancelarie znają z codziennej pracy, i to, jak system je rozwiązuje.
CEO
12 sie 2026
W wielu kancelariach sprawa istnieje w pięciu miejscach naraz. Pisma leżą na dysku sieciowym, korespondencja w skrzynce jednego z prawników, terminy w jego kalendarzu, godziny w arkuszu, a ustalenia z klientem w notatkach z telefonu. Dopóki sprawę prowadzi jedna osoba, to działa. Problem zaczyna się w dniu, w którym ta osoba idzie na urlop.
Matter Management System dla kancelarii to system, który zbiera to wszystko w jednym miejscu. „Matter” to po angielsku sprawa lub zlecenie, więc w polskich kancelariach mówi się też po prostu o systemie do zarządzania sprawami. Jego najważniejsze funkcje i korzyści najłatwiej zrozumieć nie przez listę modułów, tylko przez problemy, które rozwiązuje.
Podstawą systemu jest karta sprawy. To jedno miejsce, w którym prawnik, asystentka i partner widzą to samo: kto jest klientem, kto prowadzi sprawę, na jakim jest etapie i co trzeba zrobić dalej. Do karty podpięte jest wszystko inne.
Dobra karta sprawy zawiera zwykle:
Już na etapie przyjęcia sprawy system pomaga w jednej ważnej rzeczy: sprawdzeniu konfliktu interesów. Kancelaria wpisuje nazwę klienta i stron, a system przeszukuje wszystkie dotychczasowe sprawy, także zakończone. Bez tego sprawdzenie polega na pytaniu kolegów na korytarzu.
Matter Management System często myli się z systemem CRM. CRM zajmuje się pozyskiwaniem klientów i relacją z nimi przed podpisaniem umowy. System do zarządzania sprawami przejmuje pałeczkę, gdy zlecenie jest już przyjęte. W większych kancelariach oba działają obok siebie i wymieniają dane.
Umowa z klientem przechodzi przez sześć wersji. Trzy z nich wracają od drugiej strony z poprawkami, dwie krążą mailem między prawnikami. Po tygodniu nikt nie jest pewien, który plik jest ostatni. Moduł dokumentów w Matter Management System działa podobnie jak system zarządzania dokumentami (DMS), ale jest przypięty do spraw. Każdy dokument ma historię wersji, autora zmian i datę. Poprzednie wersje nie znikają, więc zawsze można sprawdzić, co zmieniła druga strona.
Dużo czasu oszczędzają szablony. Pełnomocnictwo czy wezwanie do zapłaty to w wielu sprawach ten sam tekst z innymi danymi. System uzupełnia je danymi z karty sprawy i klienta, a prawnik zajmuje się tylko treścią merytoryczną. Przy umowach, które kancelaria prowadzi dla klientów przez całe ich życie, od negocjacji po wypowiedzenie, pomocne są rozwiązania z obszaru zarządzania cyklem życia umów (CLM).
Ostatni element to podpis. Dokument, który trzeba wydrukować, podpisać i zeskanować, wraca do systemu jako nowy plik bez historii. Integracja z podpisem kwalifikowanym i podpisem elektronicznym zamyka ten obieg w jednym miejscu.
Terminy procesowe to obszar, w którym pomyłka kosztuje najwięcej. Przeoczony termin na apelację trudno wytłumaczyć klientowi i trudniej naprawić. System do zarządzania sprawami przypisuje terminy do sprawy, a nie do osoby. Widzi je cały zespół, a gdy prawnik prowadzący jest nieobecny, zastępca dostaje przypomnienie. Przypomnienia przychodzą z wyprzedzeniem, na przykład tydzień przed terminem i w dniu terminu. Do tego dochodzą zadania z właścicielem i datą, na przykład „przygotować odpowiedź na pozew” czy „wysłać klientowi projekt ugody”. Część systemów liczy terminy automatycznie. Prawnik wpisuje datę doręczenia i rodzaj pisma, a system podpowiada termin. To wygodne, ale wymaga reguł utrzymywanych na bieżąco i nie zwalnia z weryfikacji przez prawnika.
Prawnicy pracują w kalendarzu Outlooka lub Google. Dlatego terminy z systemu powinny się tam synchronizować automatycznie, w obie strony. System, który wymaga sprawdzania osobnego kalendarza, szybko przestaje być używany.
W kancelariach rozliczających się godzinowo ewidencja czasu to przychód. Każda godzina niezapisana to godzina niewystawiona na fakturze.
Skalę problemu dobrze pokazują dane z rynku amerykańskiego. Według wskaźników z raportu Clio Legal Trends 2025 prawnik w ośmiogodzinnym dniu pracy zapisuje średnio 3 godziny jako pracę do rozliczenia, 2,6 godziny trafia na fakturę, a klienci płacą za 2,4. Dane dotyczą kancelarii korzystających z oprogramowania Clio w USA, więc polskie liczby mogą się różnić. Mechanizm jest jednak ten sam: czas ucieka na każdym etapie. Moduł ewidencji czasu pozwala zapisywać pracę na bieżąco, stoperem uruchamianym z poziomu sprawy albo szybkim wpisem z telefonu. Każdy wpis jest przypisany do sprawy i czynności, więc na koniec miesiąca zestawienie dla klienta powstaje samo. Partner przegląda je i zatwierdza zamiast składać z kilku arkuszy. Rozliczenia rzadko są tylko godzinowe. Ryczałt miesięczny z limitem godzin, stawki różne dla partnera i aplikanta, wynagrodzenie za sukces, koszty sądowe refakturowane na klienta. System musi obsłużyć te modele bez obchodzenia ich w Excelu. Na końcu powstaje faktura, a przy dzisiejszych przepisach także jej wysyłka do KSeF, więc integracja z programem księgowym przestała być dodatkiem.
Z tych samych danych partnerzy dostają raporty: rentowność spraw i klientów, obciążenie zespołu, zaległe należności. Czytelny pulpit z najważniejszymi wskaźnikami zastępuje comiesięczne zestawienia robione ręcznie.
Klient kancelarii zwykle nie wie, co dzieje się w jego sprawie między rozprawami. Dzwoni więc albo pisze, a prawnik przerywa pracę, żeby odpowiedzieć, że nic się nie zmieniło. Portal klienta rozwiązuje to w prosty sposób. Klient loguje się i widzi etap sprawy, najbliższe terminy, dokumenty udostępnione przez kancelarię i faktury. Może wgrać brakujące dokumenty bez wysyłania ich mailem, co przy danych osobowych i tajemnicy zawodowej ma znaczenie.
Portal to też narzędzie do obsługi nowych zapytań. Formularz przyjęcia sprawy zbiera podstawowe informacje i dokumenty, zanim prawnik zadzwoni do klienta. Część kancelarii dodaje chatbota AI, który odpowiada na pytania o zakres usług czy potrzebne dokumenty i umawia spotkanie. Porady prawnej nie udziela i nie powinien. Klienci korporacyjni oczekują czegoś więcej: raportów o stanie wszystkich swoich spraw, zestawień kosztów w podziale na projekty, czasem dostępu przez ich własne systemy. Dobrze zaprojektowany portal obsługuje obie grupy tym samym zestawem danych.
Kancelaria po kilku latach pracy ma setki tysięcy dokumentów. Znalezienie wcześniejszej opinii w podobnej sprawie albo pisma z konkretnym argumentem często kończy się na pamięci jednego prawnika. Podstawą jest wyszukiwanie pełnotekstowe, które przeszukuje treść dokumentów, a nie tylko nazwy plików. W systemach budowanych od zera często korzysta się z Elasticsearch, silnika wyszukiwania radzącego sobie z literówkami i odmianą słów. Skany pism z sądu trzeba najpierw przepuścić przez OCR, czyli rozpoznawanie tekstu na obrazach, inaczej pozostaną dla wyszukiwarki niewidoczne.
Kolejny krok to AI. Wyszukiwanie semantyczne znajduje dokumenty podobne znaczeniowo, nawet jeśli nie zawierają tych samych słów. Na tym opierają się asystenci, którzy odpowiadają na pytania w oparciu o dokumenty kancelarii, na przykład „w których sprawach powoływaliśmy się na ten wyrok”. Technicznie korzystają z metody RAG, czyli generowania odpowiedzi na podstawie wyszukanych źródeł, dzięki której model wskazuje dokumenty, z których korzystał. W kancelarii AI wymaga dwóch zabezpieczeń. Asystent może widzieć tylko sprawy, do których ma dostęp pytający prawnik. Dane nie mogą trafiać do dostawcy modelu w sposób, który pozwoliłby mu je przechowywać lub wykorzystywać do trenowania. Oba warunki da się spełnić, ale trzeba je zaplanować od początku.
W systemie kancelarii dostęp do danych musi odpowiadać temu, kto nad czym pracuje. Aplikant przydzielony do trzech spraw nie powinien widzieć pozostałych. Sprawy szczególnie poufne, na przykład transakcje spółek giełdowych, wymagają dodatkowego wydzielenia, tak zwanych chińskich murów. Dlatego uprawnienia w Matter Management System ustawia się na poziomie sprawy, a nie tylko roli. Każde otwarcie dokumentu i każda zmiana zostawia ślad w dzienniku zdarzeń, który pozwala odtworzyć, kto i kiedy miał kontakt z danymi. Logowanie powinno wymagać drugiego składnika, na przykład kodu z aplikacji, bo samo hasło przy danych klientów to za mało. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) jest dziś standardem. Dokumenty warto przechowywać zaszyfrowane, zwykle algorytmem AES, a kopie zapasowe trzymać poza głównym serwerem.
Przed uruchomieniem systemu, szczególnie takiego, do którego logują się klienci z zewnątrz, dobrze jest zlecić audyt bezpieczeństwa aplikacji. Kancelaria, która sama doradza klientom w sprawach ochrony danych, nie może sobie pozwolić na wyciek.
Na rynku jest wiele gotowych systemów dla kancelarii, polskich i zagranicznych. Dla kancelarii kilkuosobowej z typowym profilem to zwykle najlepszy wybór: szybkie uruchomienie, abonament zależny od liczby użytkowników, brak kosztów utrzymania.
System budowany na zamówienie ma sens w innych sytuacjach:
Często najlepsze jest rozwiązanie pośrednie: gotowy system jako rdzeń i dobudowane elementy, na przykład portal klienta, automatyzacja przyjmowania spraw czy raportowanie. Automatyzacja procesów biznesowych w kancelarii zaczyna się zwykle od najbardziej powtarzalnych czynności, a nie od wymiany całego systemu.
FAQ
Blog
Zarządzanie dokumentami to aspekt, który w dużej mierze decyduje o efektywności prowadzenia biznesu. Systemy DMS (systemy zarządzania dokumentami) to narzędzia znacząco ułatwiające ten proces, dbając o organizację i bezpieczeństwo wszelkich firmowych dokumentów. W artykule przedstawimy kluczowe aspekty oraz potencjalne korzyści z ich wdrożenia.
Zarządzanie cyklem życia umów (CLM) okazało się kluczowym elementem dla skutecznej działalności organizacji. W obliczu rosnących potrzeb, konieczność jego zastosowania jest ważniejsza niż kiedykolwiek. To innowacyjne narzędzie zapewnia skuteczność, efektywność oraz spójność podczas realizacji procesów związanych z umowami.
Podpis kwalifikowany jest nowoczesnym odpowiednikiem naszego tradycyjnego podpisu odręcznego, który gwarantuje autentyczność i integralność elektronicznego dokumentu. W dobie cyfryzacji, gdzie komunikacja cyfrowa dominuje nad tradycyjną, podpis kwalifikowany staje się kluczem do bezpieczeństwa i zaufania w świecie online.
Projektowanie Dashboardu Aplikacji to nieodłączny element rozwoju aplikacji cyfrowych. Dobrze zaprojektowany dashboard aplikacji umożliwia przejrzyste i skuteczne zarządzanie danymi oraz operacjami. Niezależnie od wielkości i skomplikowania, każda aplikacja powinna stawiać na intuicyjność i czytelność prezentowanych informacji, co stanowi klucz do jej sukcesu.
W dobie rosnącej liczby zagrożeń w sieci, kluczowym jest zabezpieczenie dostępu do naszej aplikacji. Pomocne w tym może być MFA, czyli wieloskładnikowe uwierzytelnianie. Pozwala ono na dodatkowe zabezpieczenie konta, nie tylko za pomocą tradycyjnego hasła. Jak to działa? Z intrygującym tematem bezpieczeństwa zapraszamy do dalszego czytania artykułu.
Systemy bezpieczeństwa danych wymagają niezawodnych, nieprzewidywalnych sposobów ukrywania informacji. Algorytm AES, który jest powszechnie używany do szyfrowania danych, spełnia te kryteria. Ale co dokładnie się dzieje 'pod kapturem' AES? Przyjrzyjmy się bliżej...
