HR / HRTech

Dla agencji rekrutacyjnych, startupów HRTech i działów HR projektujemy oprogramowanie wspierające rekrutację, onboarding i obsługę pracowników. Łączymy procesy rozproszone między systemami, arkuszami i pocztą w jedno rozwiązanie dopasowane do sposobu pracy zespołu.

Nasi klienci z branży HR

  • HR Hints

Szukasz projektu z branży HR? Porozmawiajmy.

Maksymalnie 5 MB — dokumenty i obrazy

lub wyślij maila bezpośrednio na
hello@boringowl.io

Narzędzia HR, które nadążają za realnym procesem rekrutacji

Wraz z rozwojem firmy standardowe narzędzia HR nie zawsze nadążają za jej procesami. Pojawiają się dodatkowe arkusze, ręczne działania, osobne formularze i informacje przechowywane w kilku miejscach.

Projektujemy dedykowane systemy HR oraz rozwijamy i integrujemy istniejące rozwiązania. Mogą obejmować rekrutację, onboarding, obieg dokumentów, obsługę wniosków pracowniczych, szkolenia czy komunikację z kandydatami. Nie zawsze trzeba budować cały system od podstaw. Czasem najlepszym rozwiązaniem jest dodatkowy moduł lub integracja, która uzupełnia narzędzia już wykorzystywane przez zespół.

Dlaczego gotowy ATS przestaje wystarczać

Gotowe narzędzia zakładają jeden uniwersalny proces rekrutacji. Tymczasem agencja pracuje inaczej niż dział HR w produkcji, a rekrutacja specjalistów IT inaczej niż masowa. Kiedy firma zaczyna prowadzić proces obok narzędzia — w arkuszach i mailach — to znak, że narzędzie przegrało. Budowę własnego systemu zaczynamy więc od zmapowania procesu takiego, jaki jest, z jego wyjątkami — dopiero potem powstaje interfejs.

Widoczność firmy HR na zewnątrz to osobny wątek: strona doradztwa czy agencji musi dać się aktualizować bez programisty, bo oferta i treści zmieniają się z tygodnia na tydzień. Tak przebudowaliśmy serwis firmy doradztwa HR — na narzędziach, które zespół obsługuje samodzielnie. Drugi nurt to dokumenty: umowy, aneksy, zgody, badania, szkolenia BHP. Obieg papierowy kończy się segregatorami i pytaniem „czy to na pewno wróciło podpisane". Cyfrowy obieg z podpisem elektronicznym i automatycznymi przypomnieniami zdejmuje z kadr najbardziej mechaniczną część pracy — a pracownikowi daje jedno miejsce, w którym widzi swoje sprawy.

Na co uważać przy narzędziach wewnętrznych

Narzędzie wewnętrzne nie ma marketingu, który zmusi ludzi do korzystania — albo jest wygodniejsze od arkusza, albo umiera. Interfejs nie jest tu kosmetyką: liczy się liczba kliknięć w czynnościach powtarzanych codziennie, sensowne wartości domyślne i to, żeby system podpowiadał kolejny krok. Tę część pracy wykonujemy w ramach projektowania UX/UI, z testami na osobach, które będą z narzędzia korzystać naprawdę.

Case studies z branży HR

„Automatyzacja harmonogramów i zarządzania budżetem realnie zwiększyła efektywność naszych działań marketingowych - dzięki systemowi udało się to osiągnąć. Zespół doskonale zna technologie, w których pracuje, i potrafi dobrze doradzić.”

Michał Słotwiński — Head of Customer Success, Semcore

Opinia z Clutch (tłum. z angielskiego)

Podstawy

Co w HR warto zautomatyzować, a co lepiej zostawić ludziom

HRTech to rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, oceny i szkolenia. Automatyzacja daje tu szybkie efekty, bo znaczna część pracy to obieg dokumentów i pilnowanie terminów. Najwięcej czasu odzyskuje się zwykle na trzech rzeczach: wnioskach urlopowych z automatycznym obiegiem akceptacji, wdrożeniu nowej osoby według listy kroków zamiast pamięci przełożonego, oraz jednym miejscu z aktualnymi danymi pracownika.

Technologia powinna odciążać zespół z pracy administracyjnej, ale nie zastępować decyzji wymagających oceny człowieka — na przykład rozmów rozwojowych czy wyboru kandydata.

strona hr-hints otwarta na tablecie

Przebieg

Jak wdrażamy systemy HR?

Najpierw mapujemy proces razem z osobami, które rzeczywiście z niego korzystają. Sprawdzamy, gdzie dane są przepisywane ręcznie, gdzie pojawiają się opóźnienia i które działania zabierają zespołowi najwięcej czasu. Następnie określamy zakres pierwszego wdrożenia. Zamiast od razu cyfryzować cały HR, często lepiej zacząć od jednego procesu o dużym znaczeniu — na przykład rekrutacji, onboardingu lub obiegu wniosków.

Po Twojej stronie są zasady (kto akceptuje, w jakiej kolejności), dane pracowników i decyzja o zakresie widoczności. Po naszej stronie wdrożenie, integracje z kadrami i szkolenie.

Na termin wpływa przede wszystkim liczba wyjątków. Firma z jednym schematem akceptacji wdraża się szybko; firma, w której każdy dział ma własne zasady, musi najpierw rozstrzygnąć, które z nich zostają.

Decyzje

Decyzje, które warto podjąć przed wdrożeniem

Ile wyjątków przenosicie. Każdy wyjątek w obiegu akceptacji to osobna ścieżka do zbudowania i utrzymania. Wdrożenie systemu bywa najlepszą okazją, żeby zapytać, czy wszystkie są jeszcze potrzebne.

Kto widzi dane pracownika. Przełożony, kadry, sam pracownik — trzy różne zakresy. Nadmiarowa widoczność w HR ma konsekwencje, których nie ma w innych systemach.

Czy dane idą do kadr automatycznie. Jeśli nie, ktoś będzie przepisywał — a wtedy część korzyści znika. To integracja, którą warto rozstrzygnąć na starcie, bo zależy od tego, co udostępnia system kadrowy.

Czego nie robić. Nie automatyzuj ocen okresowych w nadziei, że zastąpią rozmowę. Nie zbieraj danych „na przyszłość". I nie wdrażaj obiegu akceptacji, którego nikt nie stosuje w praktyce — to okazja, żeby go uprościć, nie utrwalić.

Technologie w branży HR

Webflow

Webflow to nowoczesne narzędzie do projektowania i tworzenia stron internetowych, które łączy intuicyjny edytor wizualny z zaawansowanymi możliwościami kodowania - bez konieczności pisania kodu.

WIĘCEJ TECHNOLOGII
strona hr-hints otwarta na telefonie

Zakres

Technologia dla firm, które pracują ludźmi

Dla HR Hints zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy nowy serwis w Webflow z CMS-em, dzięki któremu zespół może samodzielnie publikować i aktualizować treści bez angażowania programisty.

W projektach HR i HRTech pracujemy zarówno nad rozwiązaniami skierowanymi do kandydatów i pracowników, jak i nad narzędziami wewnętrznymi usprawniającymi codzienną pracę zespołów HR.

Co budujemy

Systemy rekrutacyjne, onboarding i narzędzia wewnętrzne

Projektujemy i rozwijamy:

  • dedykowane systemy ATS do zarządzania rekrutacją,
  • portale pracownika i platformy HR,
  • narzędzia wspierające onboarding,
  • systemy obiegu dokumentów i wniosków,
  • panele administracyjne,
  • strony kariery i formularze aplikacyjne,
  • integracje systemów HR z innymi aplikacjami,
  • rozwiązania wykorzystujące AI do analizy danych, automatyzacji powtarzalnych zadań i wsparcia rekruterów.

W rekrutacji szczególnie ważna jest prosta ścieżka aplikowania. Kandydat powinien szybko znaleźć odpowiednią ofertę, przesłać wymagane informacje i wiedzieć, co wydarzy się na kolejnych etapach procesu.

Dane kandydatów

Dane kandydatów i pracowników

Systemy HR przetwarzają dane wymagające szczególnej uwagi, dlatego bezpieczeństwo i zasady dostępu uwzględniamy już na etapie projektowania. W zależności od procesu rozwiązanie może obsługiwać między innymi różne poziomy uprawnień, historię operacji, zasady retencji danych, rejestr zgód oraz automatyczne działania wynikające z przyjętej polityki organizacji.

FAQ

Pytania, które słyszymy z obszaru HR

  • Gdy gotowe oprogramowanie wymusza na zespole pracę poza systemem, proces zawiera wiele nietypowych reguł albo firma potrzebuje integracji, których standardowe rozwiązania nie zapewniają. Nie zawsze oznacza to budowę całej platformy od zera — czasem wystarczy dedykowany moduł lub rozszerzenie obecnego systemu.

  • Tak. Możemy zaprojektować system rekrutacyjny ATS lub wybrane elementy procesu, takie jak baza kandydatów, formularze aplikacyjne, zarządzanie etapami rekrutacji, komunikacja czy raportowanie. Zakres dopasowujemy do rzeczywistego procesu rekrutacyjnego.

  • W wielu przypadkach tak. Możliwości integracji zależą od systemu i sposobu, w jaki udostępnia dane — na przykład przez API, pliki wymiany lub inne mechanizmy integracyjne. Sprawdzamy to na początku projektu, aby ograniczyć późniejsze ręczne przepisywanie informacji.

  • Najczęściej automatyzuje się onboarding, obieg wniosków i dokumentów, przypomnienia, aktualizację statusów, komunikację oraz wymianę danych między systemami. Największą korzyść dają procesy powtarzalne, które obecnie wymagają wielu ręcznych czynności.

  • Zakres zabezpieczeń dobieramy do rodzaju przetwarzanych danych i sposobu działania systemu. Projektujemy role i uprawnienia użytkowników, kontrolę dostępu, historię operacji oraz mechanizmy związane z przechowywaniem i usuwaniem danych. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności ustalamy już na początku projektu.

  • Gotowy, jeśli Wasz proces mieści się w standardzie, a liczba rekrutacji jest przewidywalna — start jest szybszy i tańszy. Własny, gdy proces jest przewagą (rekrutacja masowa, wielu klientów, nietypowe etapy), gdy abonament za kilkadziesiąt kont zaczyna przewyższać koszt utrzymania własnego narzędzia albo gdy potrzebujecie integracji, których dostawca nie przewidział. Przy pierwszej rozmowie mówimy też, kiedy budowa nie ma sensu — to tańsze dla obu stron niż projekt, który się nie zwróci.

  • Można, ale postać elektroniczna to nie skany w katalogu. Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią, ułożone w wymaganej strukturze części akt i zabezpieczone tak, żeby dało się wykazać, że nikt ich nie podmienił. Przy przejściu z papieru trzeba też poinformować pracowników i dać im możliwość odbioru poprzedniej wersji. To wykonalne, wymaga jednak zaplanowania — nie jest to zmiana wyłącznie techniczna.

  • Może porządkować, streszczać i wyszukiwać — i tak najczęściej to robimy. Automatyczne odrzucanie kandydatów bez udziału człowieka to już system wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act, z wymogiem nadzoru, informowania kandydata i wyjaśnialności decyzji. Budujemy więc AI jako wsparcie rekrutera, nie jako filtr zamykający proces. Dodatkowy argument jest praktyczny: model uczony na historii Waszych rekrutacji powtórzy również błędy, które w niej były.
Porozmawiajmy

Zbudujmy wspólnie produkty cyfrowe dla Twojej firmy

Powiązane artykuły

Interesuje cię narzędzie wspierające HR?

Strony i systemy dla firm rekrutacyjnych i HR — od serwisów z CMS obsługiwanych przez zespół po integracje z narzędziami rekrutacji.

Napisz do nas

Pozostałe branże

ZOBACZ WSZYSTKIE
5 CASE STUDIES

Finanse / FinTech

Projektujemy i rozwijamy rozwiązania cyfrowe dla firm finansowych, ubezpieczeniowych, pożyczkowych i startupów FinTech. Tworzymy wnioski online, kalkulatory, panele klienta i dedykowane systemy, łącząc dobry UX z bezpieczeństwem danych i niezawodną architekturą. Upraszczamy procesy, które dla użytkownika powinny być proste — nawet jeśli pod spodem działają złożone reguły, integracje i wymagania biznesowe.

8 CASE STUDIES

Nieruchomości / PropTech

Dla deweloperów, agencji nieruchomości, operatorów najmu i firm PropTech tworzymy systemy, które porządkują sprzedaż, najem i dane o lokalach. Budujemy m.in. dedykowane CRM-y, portale ofert, systemy rezerwacyjne, panele klienta i narzędzia analityczne - zintegrowane z rozwiązaniami, z których Twój zespół już korzysta.

5 CASE STUDIES

Budownictwo / ConTech

W budownictwie i ConTech pracujemy z wykonawcami, deweloperami i biurami projektowymi. Budujemy bazy inwestycji, systemy obsługi zleceń i serwisy porządkujące komunikację B2B. Cyfryzacja wchodzi tu później niż gdzie indziej, więc punktem wyjścia bywa zastąpienie papieru i arkuszy jednym spójnym systemem z historią zmian.

3 CASE STUDIES

Edukacja / EdTech

Budujemy platformy e-learningowe i systemy LMS dla startupów EdTech, uczelni, firm szkoleniowych i szkół językowych. Miarą sukcesu jest tu ukończony kurs, nie długość listy funkcji — dlatego zaczynamy od ścieżki ucznia: pierwszego wejścia, widocznego postępu i powrotu do nauki przerwanej dwa tygodnie temu. Płatności, licencje grupowe i raporty podpinamy pod ten jeden cel.

3 CASE STUDIES

Prawo / LegalTech

Projektujemy strony internetowe i dedykowane oprogramowanie dla kancelarii, działów prawnych oraz firm LegalTech. Tworzymy m.in. kalkulatory, formularze kwalifikujące, systemy obiegu dokumentów i rozwiązania usprawniające obsługę spraw. Automatyzujemy powtarzalne procesy, pozostawiając ocenę prawną po stronie prawnika.

2 CASE STUDIES

Motoryzacja / Mobility

Pracujemy z producentami i dystrybutorami części oraz markami automotive sprzedającymi online. Budujemy sklepy i katalogi, w których klient trafia do właściwej części - po marce, modelu i wersji silnika, po numerze OE albo po zamienniku. Dbamy o to, aby rozwój na kolejnych rynkach oznaczał konfigurację istniejącej platformy, a nie budowę następnego sklepu od podstaw.