Common Data Environment (CDE) - technologia, która łączy dane, procesy i zespoły

Rzut trzeciego piętra w rewizji C03 leży w trzech miejscach naraz. Architekt ma go w swoim folderze, kierownik budowy dostał go mailem dwa tygodnie temu, a podwykonawca od instalacji drukuje wersję C02, bo tylko ją ma w telefonie. Ściana zostaje postawiona według nieaktualnego rysunku. Common Data Environment (CDE), czyli wspólne środowisko danych, powstało właśnie po to, żeby takie sytuacje przestały się zdarzać.

CDE to jedno uzgodnione źródło informacji o inwestycji, z którego korzystają wszyscy jej uczestnicy: inwestor, projektanci, generalny wykonawca, podwykonawcy, a po zakończeniu budowy także zarządca obiektu. Każdy dokument ma w nim jasny status, historię zmian i właściciela. Każdy wie, która wersja obowiązuje.

Pojęcie wywodzi się z budownictwa i metodyki BIM, ale jego istota jest uniwersalna: łączy dane, procesy i zespoły, które zwykle żyją w osobnych skrzynkach mailowych, folderach i arkuszach. Poniżej opisujemy, jak to działa w praktyce i na co uważać przy wdrożeniu.

Czym jest Common Data Environment

Norma ISO 19650, która opisuje zarządzanie informacją w projektach budowlanych, definiuje CDE jako uzgodnione źródło informacji dla projektu lub obiektu, służące do zbierania, zarządzania i udostępniania danych w ramach kontrolowanego procesu. Ważne jest to ostatnie słowo. CDE to nie jest po prostu dysk w chmurze z folderami „Projekt”, „Budowa” i „Odbiory”. Norma rozróżnia dwie warstwy. Pierwsza to proces, czyli zasady: kto może tworzyć dokumenty, kto je sprawdza, kto zatwierdza i co musi się wydarzyć, zanim rysunek trafi na budowę. Druga to technologia, czyli system, który te zasady egzekwuje. Sam system bez uzgodnionego procesu szybko zamienia się w kolejne miejsce, w którym leżą pliki.

W CDE przechowuje się modele BIM, czyli trójwymiarowe cyfrowe modele budynku zawierające informacje o każdym elemencie, ale też rysunki, specyfikacje, harmonogramy, protokoły, zapytania do projektanta, zdjęcia z budowy i korespondencję. Wszystko, co dotyczy inwestycji i na co ktoś kiedyś będzie musiał się powołać.

Droga dokumentu przez cztery stany

Sercem CDE jest cykl życia każdego dokumentu. Według opisu przepływu z normy ISO 19650 każda porcja informacji przechodzi przez cztery stany:

• w trakcie opracowania (work in progress) - dokument widzi tylko zespół, który go tworzy, na przykład projektanci instalacji,
• udostępniony (shared) - inne branże mogą go oglądać i komentować, ale nie mogą go zmieniać,
• opublikowany (published) - dokument został sprawdzony i zatwierdzony, więc można na jego podstawie budować,
• archiwalny (archived) - poprzednie wersje zostają zachowane, z informacją, kto i kiedy je zmienił.

Między stanami stoją bramki. Zanim dokument stanie się widoczny dla innych, ktoś musi go sprawdzić. Zanim trafi na budowę, ktoś musi go zatwierdzić. Każda zmiana stanu zostawia ślad w historii, a dokument dostaje nowy numer rewizji i kod statusu, który mówi, do czego wolno go użyć. W praktyce oznacza to koniec pytania „czy to jest aktualna wersja?”. Podwykonawca z telefonem na budowie widzi tylko to, co opublikowane, i dostaje powiadomienie, gdy pojawi się nowa rewizja. Starsza wersja nie znika, ale jest wyraźnie oznaczona jako nieaktualna.

Ile kosztuje rozproszenie danych na budowie

Skala problemu jest dobrze zbadana. W raporcie FMI przygotowanym dla Autodesk i PlanGrid z 2018 r. prawie połowę poprawek na budowach w USA przypisano złej komunikacji i nieaktualnym informacjom projektowym. Ankietowani deklarowali, że około 35% czasu pracy, czyli ponad 14 godzin tygodniowo, spędzają na czynnościach nieproduktywnych, w tym na szukaniu danych i naprawianiu błędów. Nowsze badanie tych samych firm z 2021 r. szacuje koszt złych danych w globalnym budownictwie na 1,85 bln dolarów w 2020 r. Wśród praktyk zespołów, które radziły sobie najlepiej, badanie Autodesk i FMI wymienia regularne przeglądy jakości danych, ustandaryzowane zbieranie informacji i właśnie centralne środowiska danych.

Dla polskiej firmy wykonawczej czy dewelopera te liczby przekładają się na konkretne sytuacje. Rozbiórka ściany postawionej według złego rysunku. Tydzień opóźnienia, bo zatwierdzenie zmiany utknęło w czyjejś skrzynce. Spór z podwykonawcą, w którym nikt nie potrafi udowodnić, kiedy i komu przekazano daną wersję projektu.

Co CDE łączy w praktyce

Dane

Pierwszy poziom to po prostu porządek w informacjach. Dokumenty mają ustaloną konwencję nazewnictwa, opis (metadane), status i wersję. Dzięki temu da się je wyszukać po branży, kondygnacji czy etapie, a nie po tym, kto pamięta nazwę folderu. W dojrzałych wdrożeniach dochodzą do tego zasady zarządzania danymi (data governance): kto odpowiada za jakość danej informacji i jak długo trzeba ją przechowywać.

Procesy

Drugi poziom to przepływy pracy, które wcześniej odbywały się mailem i telefonicznie. Zapytanie do projektanta ma swój numer, termin odpowiedzi i osobę odpowiedzialną. Zmiana w projekcie przechodzi przez akceptację inwestora, zanim trafi do wykonawcy. Zgłoszona usterka wraca do systemu jako zadanie z lokalizacją i zdjęciem, podobnie jak w aplikacji do zarządzania usterkami przy odbiorach.

Zespoły

Trzeci poziom to ludzie z różnych firm, którzy muszą współpracować, choć każdy ma własne systemy. CDE nadaje im role i uprawnienia: projektant konstrukcji widzi i edytuje swoją branżę, podwykonawca od elewacji ogląda tylko to, co go dotyczy, a inwestor ma podgląd całości i ostatnie słowo przy zatwierdzeniach. Ta sama informacja dociera do każdego, kto powinien ją dostać, bez przesyłania plików.

Gotowa platforma czy rozwiązanie budowane na miarę

Na rynku jest kilka dojrzałych platform CDE, rozwijanych przez dostawców oprogramowania dla budownictwa, takich jak Autodesk, Trimble, Bentley czy Dalux. Obsługują modele BIM, stany dokumentów zgodne z ISO 19650, przeglądarki rysunków i aplikacje mobilne dla ekip na budowie. Dla większości firm projektowych i wykonawczych to rozsądny punkt startu. Problemy zaczynają się na styku z resztą firmy. Platforma CDE zna dokumenty, ale nie zna budżetu, umów z podwykonawcami, faktur ani harmonogramu płatności, które żyją w systemie ERP. Bez połączenia tych światów ktoś ręcznie przepisuje dane między systemami, a to dokładnie ten rodzaj pracy, którą CDE miało wyeliminować. Dlatego w wielu wdrożeniach najwięcej pracy wymaga nie sama platforma, tylko warstwa wokół niej. Integracja systemów w przedsiębiorstwie pozwala na przykład automatycznie zakładać projekt w CDE po podpisaniu umowy, przekazywać zatwierdzone zmiany do kosztorysu albo generować raporty postępu dla zarządu z danych, które już są w systemie.

Własne rozwiązanie ma sens także wtedy, gdy firma ma nietypowy proces albo chce udostępnić część informacji osobom spoza branży, na przykład klientom dewelopera czy najemcom. W branży budowlanej (ConTech) często okazuje się, że pierwszym krokiem nie jest pełne wdrożenie BIM, tylko uporządkowanie obiegu dokumentów i komunikacji między firmami, a model trójwymiarowy dochodzi później.

CDE po oddaniu budynku do użytkowania

Budowa trwa kilka lat. Budynek działa kilkadziesiąt. Dane zebrane w CDE mają największą wartość właśnie po zakończeniu inwestycji, gdy trafiają do zarządcy obiektu jako dokumentacja powykonawcza. W tradycyjnym modelu zarządca dostaje kilkadziesiąt segregatorów albo dysk z tysiącami plików i sam musi ustalić, gdzie jest instrukcja centrali wentylacyjnej i kiedy mija gwarancja na windę. Przy dobrze prowadzonym CDE te informacje są już opisane, powiązane z konkretnym elementem budynku i gotowe do przeniesienia do oprogramowania do facility management.

Stąd prosta droga do cyfrowego bliźniaka budynku (digital twin), czyli modelu, który łączy dane projektowe z bieżącymi odczytami z czujników i systemów budynku. Bez uporządkowanych danych z etapu budowy taki model trzeba by budować od zera.

Jak wdrożyć wspólne środowisko danych w firmie

Wdrożenie CDE zaczyna się od ustaleń, nie od wyboru programu. Zespół musi uzgodnić konwencję nazewnictwa plików, listę statusów i ich znaczenie, role uczestników oraz to, kto zatwierdza jakie dokumenty. Te zasady zapisuje się w planie zarządzania informacją, do którego odwołują się później umowy z projektantami i podwykonawcami. Dobrym miejscem na takie ustalenia są warsztaty product discovery, jeszcze przed wyborem narzędzia. Następnie wybiera się jedną inwestycję jako pilotaż, najlepiej na wczesnym etapie, żeby nie przenosić historii kilku lat korespondencji. Na pilotażu wychodzą problemy, których nie widać na papierze: podwykonawca bez dostępu do komputera na budowie, projektant przyzwyczajony do wysyłania plików mailem, statusy, których nikt nie zmienia. Pomaga tu prosta aplikacja mobilna dla ekip na budowie, w której widać tylko opublikowane rysunki i zadania dla danej osoby.

Jeśli zastanawiasz się, jak uporządkować obieg dokumentów i danych w swoich inwestycjach albo połączyć platformę CDE z systemami, których już używasz, porozmawiajmy o Twoim przypadku.